01 Algemeen beleid

Vanboeijen ondersteunt en begeleidt in en om Drenthe ongeveer 900 kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke beperking en een complexe ondersteunings- en begeleidingsvraag. Vanboeijen heeft circa 1600 gedreven en enthousiaste medewerkers die zich hiervoor dagelijks inzetten. Daarnaast zetten meer dan 700 vrijwilligers zich belangeloos in voor de bewoners en cliënten die bij ons wonen en werken. Vanboeijen heeft ongeveer 100 woon-, werk-, en dagbestedingslocaties.

Wij geloven erin dat ieder mens een waardevol leven leidt. Het is onze kerntaak om mensen met een verstandelijke beperking daarin te ondersteunen en begeleiden. Met de overtuiging: Goed leven - Mooi werk - Met elkaar.

In de strategische koers 2019-2021 'Dit zijn wij' staat beschreven wat onze missie is. Met als uitkomst dat bewoners en cliënten een Goed leven ervaren en dat zij en hun ouders en verwanten vertrouwen hebben en houden in Vanboeijen. We hebben dus een opdracht en voor het vervullen van die opdracht is het nodig om een herkenbare manier van werken te hebben. Zonder herkenbare manier van werken wordt er intuïtief gehandeld, onbewust bekwaam en soms ook onbewust onbekwaam. De Vanboeijen Manier is onze werkwijze, deze geeft richting en houvast, zorgt voor herkenbaarheid in de dagelijkse ondersteuning en begeleiding, met behoud van en respect voor de diversiteit en veranderbaarheid van bewoners en cliënten en hun vragen.

De Vanboeijen Manier helpt om een gemeenschappelijke taal te krijgen. Als we willen aansluiten bij de behoeften van bewoners en cliënten, dan is een gemeenschappelijk denkkader en een gemeenschappelijke taal nodig. Dat denkkader bestaat uit drie elementen:

• Het werken in de driehoek; over wie gaat het? En hoe is de verbinding tussen iedereen?
• De domeinen van Schalock; waar gaat het over als we het hebben over kwaliteit van bestaan? Wat zijn de behoeftes van de bewoner of cliënt?
• Uitgangspunten van Triple-C; hoe doen we het, hoe geven we invulling aan de onvoorwaardelijke ondersteuningsrelatie en de betekenisvolle invulling van de dag.

Gedeelde waarden
De Vanboeijen Manier is meer dan alleen een methode waar de behoefte van bewoners en cliënten leidend is. Het is ook de consistentie in de organisatie, die nodig is om visie en kwaliteit voor de lange termijn te borgen: zorgmanagers en gedragsdeskundigen laten zich leiden door de ondersteuningsbehoeften van begeleiders, werken aan een onvoorwaardelijke ondersteuningsrelatie waarbij de nadruk ligt op het versterken van de competenties van de begeleiders. Bestuur en ondersteunende diensten zijn op hun beurt gericht op de behoefte van de medewerker, om ook te werken vanuit een onvoorwaardelijke ondersteuningsrelatie, gericht op het versterken van de competenties van zorgmanagers en gedragsdeskundigen.

De Vanboeijen Manier is anders
Werken in de driehoek, de domeinen van Schalock, een onvoorwaardelijke ondersteuningsrelatie, een ontwikkelingsgerichte en betekenisvolle daginvulling. Het klinkt voor de hand liggend en een te voorspellen reactie is: “Maar wij doen dit al, het is niks nieuws”.

De praktijk laat echter ook bij Vanboeijen zien, dat ouders en verwanten in de driehoek niet altijd een volwaardige positie hebben. Dat het levensverhaal maar deels of helemaal niet bekend is, dat er weinig informatie is over behoeften, dromen en wensen van de bewoners en cliënten. Dat dagprogramma’s al jarenlang op dezelfde manier worden ingevuld, dat medewerkers op routine werken en dat ondersteuning die nodig is er lang niet altijd is.

Werken aan het welbevinden van bewoners en cliënten is een continue ontdekkingstocht naar wat de ander nodig heeft, hoe we competenties kunnen versterken, hoe we ouders en verwanten kunnen helpen in hun rol in de driehoek, hoe het netwerk rondom bewoners en cliënten vergroot kan worden en dus hoe we steeds weer kunnen bijdragen aan kwaliteit van bestaan. Die ontdekkingstocht is mooi en dankbaar en soms ook lastig met ingewikkelde dilemma’s. Een ontdekkingstocht vraagt om avonturiers, nieuwsgierige mensen met een open vizier, die kunnen reflecteren en bijstellen als het nodig is. Je eigen mening durven bij te stellen, ‘en-en’ denken en open staan voor nieuwe inzichten. Het is daarbij ontzettend belangrijk dat er ruimte is om die ontdekkingstocht te ondernemen en het zelfvertrouwen te krijgen om wel nieuwe paden te durven bewandelen. Leidinggevenden moeten die ruimte geven en stimuleren en daarin zelf ook de ruimte krijgen.

De Vanboeijen Manier is meer dan een samenvoeging van verschillende methoden en een gemeenschappelijke taal creëren. Het is ook het loslaten van het verleden en het verruimen van je blik. Het veranderen van je werkhouding: van intuïtief naar methodisch, van oordelend naar reflectief, van verstard naar onderzoekend en van sturend naar ondersteunend.

Corona
In 2020 heeft vanaf half maart het coronavirus gezorgd voor een wereldwijde pandemie met ongekende maatregelen die diep ingrijpen op het dagelijks leven van iedereen. Ook wij hebben als gehandicaptenzorgorganisatie ondervonden dat deze pandemie een forse impact heeft op het leven van de bewoners en cliënten en dat van hun ouders en verwanten. Maar ook op het leven en werken van al onze collega’s binnen Vanboeijen. Op het moment van schrijven zitten we nog midden in de tweede lockdown en is het vaccineren net begonnen.

Vanaf maart 2020 hebben we onder leiding van de raad van bestuur in het daarvoor ingerichte beleidsoverleg (BO) corona, dat zeer frequent bijeen gekomen is, alle ontwikkelingen gevolgd. Naast het BO corona is er, onder leiding van de directeur zorg, een coronateam gevormd met grote betrokkenheid van de medische dienst, waarin bij het constateren van een besmetting op een locatie alle afspraken en acties werden uitgezet. Ook is er, onder leiding van de manager ABC (Advies Behandeling Consult), een werkgroep coronabeslissingen gevormd met collega's uit verschillende disciplines van de organisatie die het BO corona inhoudelijk van goede adviezen heeft voorzien. 

We hebben voor onze besluitvorming rondom corona altijd de landelijke richtlijnen gevolgd van de Rijksoverheid en de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) en steeds gekeken naar hoe we dit zo goed mogelijk konden inpassen binnen onze visie en werkwijze. Met als doel verspreiding en besmetting van het coronavirus binnen Vanboeijen te beperken en kwalitatief goede zorg te blijven leveren.

In een situatie van een pandemie mogen de bewoners en cliënten erop rekenen dat wij instaan voor de noodzakelijke kwaliteit van begeleiding en dat wij onze zorg volgens de uitgangspunten van de Vanboeijen Manier blijven leveren. Ook de ouders en verwanten en de wettelijk vertegenwoordigers mogen hier op rekenen. Het coronavirus geeft veel onzekerheid en er zijn, om verspreiding tegen te gaan, ingrijpende maatregelen genomen. Dit heeft enorme impact op bewoners en cliënten, op ouders en verwanten en ook op de medewerkers en vrijwilligers van Vanboeijen. Omdat deze onzekere situatie om een duidelijke en daadkrachtige aanpak vraagt, is meteen in maart 2020 een continuïteitsplan corona onder leiding van de toenmalige directeur bedrijfsvoering, later de waarnemend bestuurder, opgesteld en vastgesteld. Het continuïteitsplan is voor ons ook nu nog de leidraad om te handelen in deze situatie. De raad van bestuur is eigenaar van het continuïteitsplan en zorgt ervoor dat het up-to-date blijft.

We hebben over het coronavirus en de impact daarvan regelmatig overleg gevoerd met de bewoners in de online bezoeken aan de locaties maar ook in de centrale bewonersraad (CBR) en themagroepen. We hebben gesproken met ouders en verwanten over de impact van het coronavirus, in de centrale verwantenraad (CVR), op de achterbanbijeenkomsten of in individuele gesprekken. Ook is gesproken met medewerkers, onder andere in gesprekken, (online) bijeenkomsten of door aan te sluiten in hun teamoverleg. Daarnaast is corona bespreekbaar gemaakt met hen in de medewerkersbijeenkomsten in mei. En het stond als vast gespreksonderwerp op de agenda van de overleggen met de medezeggenschapsraad (MZR). Ook is er regelmatig contact geweest met de vrijwilligers over wat het voor hen betekent. Op deze manier proberen we zo goed mogelijk op de hoogte te blijven van wat er allemaal speelt en zo ook de goede ideeën van alle betrokkenen mee te kunnen nemen in alle afwegingen.

We hebben buiten Vanboeijen veel contact gehad met de VGN, collega zorgorganisaties en hebben de samenwerking gezocht met Cosis. We hebben samen met Cosis in het voorjaar van 2020 een drietal verpleegafdelingen ingericht, twee bij Vanboeijen en samen een externe locatie de Kibbelhof vormgegeven, die in noodgevallen ook door andere organisaties gebruikt zouden kunnen worden. Gelukkig is hier nauwelijks gebruik van gemaakt en zijn na de zomer van 2020 twee van de afdelingen weer afgeschaald en is onze verpleeglocatie in Assen beschikbaar gebleven. In het najaar zijn we weer van 1 naar 2 locaties gegaan, de verpleeglocatie Assen en Kibbelhof door Cosis geregeld. Ook hebben we samen met Cosis PBM (persoonlijk beschermende middelen) en sneltesten ingekocht. Daarnaast zijn we aangesloten bij het RONAZ (Regionaal Orgaan Niet Acute Zorg) en hebben we regelmatig contact met de GGD.

We begrijpen dat de pandemie en alle maatregelen voor alle betrokkenen zeer ingrijpend is. Voor de bewoners en cliënten, de ouders, verwanten en vertegenwoordigers, voor de medewerkers en voor alle vrijwilligers. We hebben daarom niet alléén veel aandacht besteed aan een zorgvuldige communicatie voor alle doelgroepen, inclusief de gremia en de raad van toezicht (RvT). Maar we hebben ook op verschillende manieren een luisterend oor geboden aan bewoners, ouders en verwanten en aan medewerkers. Coaches van de CBR, de geestelijk verzorgers en coaches van HR zijn hiervoor ingezet. Ook is er een coronameldpunt opgericht bij HR dat 7 dagen per week geopend was en ontzettend veel vragen van medewerkers op een goede manier heeft kunnen afhandelen. En we hebben een snelteststraat ingericht voor medewerkers waar goed gebruik van is gemaakt. Gelukkig kunnen we ook een aantal positieve zaken melden. Er is intensief samengewerkt  op allerlei fronten en dat heeft veel energie opgeleverd.  En we zijn gestart met Vanboeijen TV voor bewoners en cliënten, elke week worden er leuke nieuwe filmpjes opgenomen en sinds het najaar ook het coronajournaal.

We realiseren ons dat de coronapandemie een groot effect heeft gehad op de kaders die we ons zelf hadden gesteld om te verwezenlijken in 2020 vanuit de kaderbrief 2020 en daarmee op de te behalen resultaten uit de strategische koers. Een aantal zaken zullen daarom doorlopen in 2021 en zijn opnieuw opgenomen in de kaderbrief 2021. Wat in 2020, ondanks de komst van het coronavirus, bij ons op de voorgrond heeft gestaan is het aandacht blijven geven aan een goede invulling van onze visie: Goed leven - Mooi werk - Met elkaar.

Strategie
De strategische koers 2019-2021: 'Dit zijn wij' is opgesteld in 2018 na een intensief traject met een marktonderzoek en grote betrokkenheid van bewoners en cliënten, ouders en verwanten, medewerkers, de CBR, CVR, MZR en RvT. In de strategische koers staat beschreven wat de bewoners en cliënten willen, wat zij belangrijk vinden en op basis daarvan zijn de doelen beschreven die wij in 2021 willen bereiken. Het is daarmee onze opdracht er alles aan te doen om in 2021 de resultaten te behalen die we ons zelf hebben gesteld en met elkaar een route af te leggen hiernaar toe. De 'Dit zijn wij' route is opgesteld in 2019 en geeft weer aan welke doelen we werken in 2019-2021. 

Om Goed leven - Mooi werk - Met elkaar in de praktijk te brengen en uitvoering te geven aan het tweede deel van de strategische koers hebben we in 2020 onder andere in de volgende zaken geïnvesteerd. Al deze punten maakten onderdeel uit van het jaarplan 2020 dat gebaseerd was op de kaderbrief 2020.

Goed leven

• In 2020 is er verder gewerkt aan het ons eigen maken van de Vanboeijen Manier, de basis van ons handelen, zowel voor zorgmanagers als gedragsdeskundigen en de medewerkers in de teams. Door de coronapandemie loopt dit proces door in 2021.
• Voor de verschillende doelgroepen werken we met zorgprogramma’s die vanuit de Vanboeijen Manier een systematische aanpak van de behandeling en zorg beschrijven. In 2019 is hiermee gestart. De zorgprogramma’s voor de verschillende doelgroepen zijn in 2020 verder ontwikkeld en in concept opgesteld door een aantal gedragsdeskundigen en zorgmanagers en geven richting aan voor de werkwijze met de betreffende doelgroep. De zorgprogramma's zullen in 2021  verder worden geïmplementeerd.
• We onderzoeken incidenten die zich voordoen om van te leren. In 2019 is Triasweb ingevoerd binnen Vanboeijen als systeem om de incidenten in beeld te brengen, te analyseren en daarvan te leren. In 2020 is Triasweb op basis van de evaluatie in 2019 geoptimaliseerd. In 2020 hebben we Triasweb gebruikt om te leren van incidenten en op basis daarvan de ondersteuning en begeleiding te verbeteren, dit proces gaan we in 2021 nog verder optimaliseren.
• De medische dienst is in 2020 ingericht conform plan van aanpak. De formatie van artsen, verpleegkundigen en assistenten is op orde. De artsen nemen meer regie op geneeskundig beleid. De artsen verstandelijk gehandicapten van Vanboeijen ondersteunen ook andere organisaties op geneeskundig gebied. In 2020 is de inzet van kwaliteitsverpleegkundigen via een pilot positief geëvalueerd en het besluit genomen deze inzet te continueren. Vanwege een toegekende subsidie hebben we in 2021 de mogelijkheden om de inzet van de kwaliteitsverpleegkundigen tijdelijk voor een periode van 3 jaar extra te kunnen verhogen omdat zij een belangrijke bijdrage leveren aan het verhogen van de kwaliteit van zorg en de deskundigheid van de medewerkers vanuit de Vanboeijen Manier.
• De toepassing van de nieuwe wet zorg en dwang (WZD), wordt uitgevoerd conform plan van aanpak. Alle medewerkers zijn in 2020 op de hoogte gebracht van de wet en er zijn in 2020 twee nieuwe WZD-functionarissen aangesteld om toe te zien op de juiste uitvoering van de wet.

Mooi werk

• We hebben in 2020 een coördinator ingesteld speciaal voor de vrijwilligers. De inzet van vrijwilligers is erg belangrijk voor de bewoners en cliënten. De coördinator faciliteert de vrijwilligers en is centraal vanuit de organisatie het aanspreekpunt voor vragen.
• Dit jaar is er, in vervolg op de reeds ingezetten acties in 2019, extra geïnvesteerd in de ontwikkeling van de persoonlijk begeleiders, zij hebben hun eigen ontwikkelplan opgesteld en daarover gesprekken gevoerd met de zorgmanager in het kader van de voortgang.
• In 2020 zijn door HR, samen met (zorg)managers en de afdeling communicatie en marketing, verdere stappen gezet in actieve arbeidsmarktbenadering, om medewerkers te binden en boeien.
• We hebben de beroepspraktijkvorming dit jaar verder versterkt door onder andere een gestructureerde aanpak van werving en selectie en werven en inwerken van zij-instromers.
• In 2020 zijn we gestart met ontwikkelgesprekken. Deze gesprekken worden ingezet door de leidinggevende om jaarlijks met de medewerkers in gesprek te gaan over de eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling.
• Het leiderschapsprogramma dat eind 2019 van start was gegaan is in 2020 vervolgd en met goed gevolg afgelegd door de (zorg)managers en gedragsdeskundigen. Iedereen heeft gewerkt aan zijn eigen persoonlijke ontwikkeling en aan de collectieve doelen die waren vastgesteld. In januari 2021 is dit traject met een laatste bijeenkomst op een goede manier afgerond.

Met elkaar

• In 2020 hebben we intern samengewerkt om juist ook tijdens de corona de dienstverlening continu te verbeteren. Dat doen we in de kleine driehoek, op locatie in de driehoek, tussen locaties en tussen afdelingen. In alle lagen van de organisatie hebben we dit samen zo goed mogelijk vorm gegeven. Dat heeft ook veel energie gegeven.
• Dit jaar is er veel gesproken met de CBR, CVR, MZR en RvT over de ontwikkelingen in de organisatie en rondom corona, de invloed van corona op het dagelijks leven van de bewoners en cliënten, de thema’s uit de strategische koers en de doelen die we ons daarin als organisatie gesteld hebben.
• We hebben dit jaar onder andere met collega organisaties de samenwerking gezocht. Door actief extern samen te werken op verschillende thema’s organiseren we de dienstverlening voor de huidige en toekomstige bewoners en cliënten van Vanboeijen zo goed mogelijk. We hebben onder andere samengewerkt rondom corona en we maken onderdeel uit van het crisis- en ondersteuningsteam (COT) in het noorden van Nederland. We leveren daarmee een actieve bijdrage aan het stabiel en veilig maken van complexe zorgsituaties en het waar mogelijk voorkomen van een crisisopname.

In ons kwaliteitsrapport 2020  reflecteren wij op kwaliteit van ondersteuning en begeleiding: Waar zijn we trots op? Welke vraagstukken komen we tegen? Dat doen we met vertellen en tellen. De bevindingen in woorden en cijfers vullen elkaar aan. Ze laten zien hoe we stapsgewijs werken aan de kwaliteit van ondersteuning en begeleiding. En daarmee aan kwaliteit van bestaan voor bewoners en cliënten.

Vanboeijen is een zelfstandige stichting met een éénhoofdige raad van bestuur. In de figuur hieronder is de organisatorische structuur van Vanboeijen in 2020 weergegeven. In 2021 zal de structuur wijzigen omdat er vanaf 1 februari 2021 een tweehoofdige raad van bestuur is.

Vanboeijen biedt in 2020 verschillende vormen van ondersteuning en begeleiding aan in de provincies Drenthe en Overijssel.