03 Bedrijfsvoering en financieel beleid

De bedrijfsvoering van Vanboeijen steunt op een terugkerende beleidscyclus. Dit start met het stellen van inhoudelijke prioriteiten en speerpunten in lijn met de meerjarenstrategie en het stellen van een kader voor de begroting voor het komende jaar. De RvB stelt de kaders vast, afstemming vindt plaats met de RvT, MZR, CBR en CVR. Daarmee is instemming en draagvlak gecreëerd voor de te nemen maatregelen en de beschikbaar te stellen financiële middelen in de begroting. Op grond hiervan worden de deelbegrotingen opgesteld voor zorglocaties en ondersteunende diensten. Het vertrekpunt hierbij is de zorgvraag, die met behulp van een volumebegroting leidt tot een personele begroting. De uiteindelijke begroting wordt door de raad van bestuur vastgesteld en door de raad van toezicht goedgekeurd. Na vaststelling van de begroting wordt de rapportage voor het jaar ingericht en kan het periodiek monitoren van gestelde doelen via de realisatie starten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een BI-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Tenslotte worden kwartaalrapportages en uiteindelijk een jaarverslag opgesteld met een integraal karakter. Het prospectieve karakter in deze cyclus krijgt binnen Vanboeijen steeds meer aandacht, onder andere via het opstellen van prognoses.

Bij Vanboeijen heeft risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en ondersteunende processen continu aandacht. Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid voor de zorg én de bedrijfsvoering laag in de organisatie neer te leggen, binnen duidelijke kaders. Dit vraagt een risicobewustzijn en kwaliteitsdenken bij elke medewerker. De organisatie is ingericht op de gedachte van continu verbeteren. Actuele risico’s worden in kaart gebracht en geagendeerd in het overleg op de locaties, van het directieteam en in de vergaderingen met de raad van toezicht. Hierbij is aandacht voor het transparant verantwoording afleggen over prestaties aan externe stakeholders. Het vroegtijdig communiceren van risico’s maakt tijdige bijsturing mogelijk.

Naast de eigen risicobeoordeling vindt er op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Elk jaar wordt door de accountant een interim controle en een jaarrekening controle uitgevoerd. Hierbij wordt de werking van de administratieve organisatie getoetst. Ook het WfZ verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Ten slotte wordt Vanboeijen jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-normering door de certificerende instantie. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat de follow-up adequaat wordt opgepakt. Alle audits over 2020 kenden een positieve conclusie, inclusief de HKZ-audit.

Daarnaast geldt voor Vanboeijen continu het risico van gewijzigde zorgfinanciering en regelgeving vanuit de overheid. Het kunnen inspelen op de veranderende behoefte van onze cliënten en hun verwanten maakt innovatief denken en handelen noodzakelijk. Het actueel houden van een meerjarenstrategie is voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie zijn de belangrijkste doelen in dit kader.

Het financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de Wlz, WMO en JW een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks een positieve toevoeging aan de algemene reserves noodzakelijk om eigen vermogen op te bouwen, te kunnen investeren, innoveren en om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen.

Met haar financiers heeft Vanboeijen goede afspraken kunnen maken. Vanboeijen heeft in de komende jaren voldoende liquiditeiten voor de geplande uitgaven en heeft tevens een buffer voor het opvangen van eventuele risico’s en onzekerheden. Niettemin zijn acties ingezet om de liquiditeitspositie verder te verbeteren. Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit (het eigen vermogen uitgedrukt in percentage van het balanstotaal) te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van tenminste 25% wordt nagestreefd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiers, geven een dergelijk niveau van de solvabiliteit als richtlijn. In de kaderbrief van de begroting is beschreven welke resultaat gewenst is om in de komende jaren de gewenste solvabiliteitsverbetering te kunnen realiseren.

In de goedgekeurde begroting 2020 was rekening gehouden met een voordelig resultaat van € 0,9 mln. Het gerealiseerde resultaat over 2020 is € 1,4 mln en daarmee dus hoger dan begroot. Het resultaat 2020 bevat een vrijval van een deel van de voorziening langdurig verzuim van € 476.000. In het resultaat is ook de vorming van een voorziening verlieslatend contract opgenomen, met een omvang van € 702.000. Dit betreft een voorziening ter dekking van de kosten ten gevolge van het niet gegunde contract Beschermd Wonen Assen.

De exploitatie in 2020 kende door corona een aantal bijzondere aspecten. Door de coronamaatregelen sinds 15 maart 2020 is er sprake van extra kosten, omzetderving en een compensatie hiervoor. In totaal bedraagt de schadepost en daarmee ook de compensatie € 2,4 mln. De overheid heeft voor de zorgsector een goede compensatieregeling ingesteld, waardoor de impact van corona in financiële zin uiteindelijk beperkt is.

Corona heeft zijn weerslag gehad op ziekteverzuim en de daarmee gepaard gaande extra personele inzet zijn de kostenopdrijvende factoren. De mede hierdoor noodzakelijke inzet van extern personeel leidt tot een kostenstijging. Het ziekteverzuim bedroeg in 2020 gemiddeld 8,4%. Begroot was 5,5% aangevuld met het langdurig verzuim. In 2020 is een reductie van het ziekteverzuim voortdurend een punt van aandacht geweest. Desondanks is het aantal langdurig verzuimers is gestegen. 

Bijsturing op de resultaatontwikkeling is in 2020 noodzakelijk geweest. De kosten van de personele inzet en PNIL gaven hier aanleiding toe. Ruimte is met name gevonden in de materiële kosten. Ook op personele inzet is meer gestuurd om de inzet richting de ZZP-norm te brengen. In 2020 is daartoe een Grip-team in het leven geroepen, om extra denkkracht te bieden bij het oplossen van complexe vraagstukken op dit terrein. De effecten hiervan worden meegenomen naar 2021.

Het bezettingspercentage is gedaald naar 97% over 2020. In 2019 was dit nog 99%. Een vertraagde instroom door corona is mede oorzaak van de daling.

De balans van Vanboeijen heeft zich door actieve sturing in 2020 positief ontwikkeld. De Loan to Value en de solvabiliteit zijn verbeterd ten opzichte van 2019. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2020, in vergelijking 2018 en 2019, de volgende ratio’s:

Door een afname van de langlopende financiering is de solvabiliteit in 2020 verder verbeterd. Ook het positieve resultaat draagt hier aan bij. De liquiditeit is licht verbeterd, maar blijft beperkt, mede door een hoog aflossingsniveau van de langlopende financiering. De Loan to Value is door het hoge aflossingsniveau verder verbeterd. De DSCR is gestegen en ruim boven de norm van de financier. Per eind 2020 heeft Vanboeijen een rekening-courantfaciliteit van € 4 miljoen.

In 2018 is een nieuwe strategische koers ontwikkeld, waarin onder andere bepaald is welke marktsegmenten Vanboeijen wil bedienen. Met de strategische koers wordt ingezet op het resultaat dat wij willen bereiken: Vanboeijen is een sprankelende, robuuste en bestendige organisatie waarop je kunt vertrouwen. Met het aantreden van de nieuwe RvB per 1 februari 2021 wordt gestart met het verder ontwikkelen van de strategische koers.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele exploitatie-ontwikkeling te laten zien. In 2021 blijft gewerkt worden aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering van zorglocaties. De beheersing van de kosten van PNIL zijn hierin een speerpunt. Er is een begroting afgegeven met een reële verwachting van een positief resultaat van 0,5%. Het beter organiseren van de personele inzet en tegelijk het terugdringen van ziekteverzuim, hebben hoge prioriteit. Er vindt een adequate monitoring plaats op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim.

De coronapandemie leidt ook in 2021 tot extra kosten en is een onzekere factor in de bedrijfsvoering, mede doordat onvoorspelbaar is hoe de pandemie verder zal verlopen. Vanboeijen volgt het overheidsbeleid en spant zich in om de effecten, zowel voor cliënten als financieel, zo beperkt mogelijk te laten zijn. De overheid heeft de compensatieregelingen gecontinueerd in 2021. Vanboeijen zal hier gebruik van maken en hiermee waarschijnlijk het financiële effect zoveel mogelijk kunnen beperken. 

Er wordt gebruik gemaakt van een meerjarenbegroting, welke jaarlijks wordt geactualiseerd, en van een 18-maands liquiditeitsprognose. 

Vanuit de RvB en het MT wordt in 2021 voor wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op:

• Verbetering van de exploitatie van momenteel onrendabele locaties, en het uitzetten van acties aan de hand van de maandelijkse financiële resultaten. Een speerpunt hierin is het verlagen van het verzuim en terugdringen van de kosten van PNIL. 
• Het actief zorgdragen voor een personele bezetting op een zorglocatie, passend binnen de financiering van te leveren zorg. Hierbij wordt ook gekeken naar mogelijkheden voor nieuwbouw, waar een optimale personeelsbezetting beter mogelijk zal zijn.
• Planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases voor onrendabele locaties, bij nieuwbouw of verbouw. Het strategisch vastgoedplan is in 2020 opgesteld en bevat plannen voor een aantal locaties om te komen tot verbetering en/of uitbreiding. Om dit proces goed te laten verlopen is een transitiemanager aangesteld.