02 Bestuur, toezicht en medezeggenschap

Vanboeijen heeft in 2020 een éénhoofdige raad van bestuur (RvB) en een raad van toezicht (RvT) die in 2020 uit zes leden bestond. De RvB en RvT hebben goed bestuur en toezicht hoog in het vaandel staan en hanteren hiervoor, naast de statuten en reglementen, de Governancecode Zorg 2017 als norm. De RvB en de RvT streven naar een optimale invulling van deze code.  De RvT richt zich vanuit de eigen visie op toezicht primair op de belangen van bewoners en cliënten en de continuïteit en professionaliteit van de organisatie in de bestaande maatschappelijke context.

In 2021 zal de structuur wijzigen omdat er vanaf 1 februari 2021 een tweehoofdige RvB is.

Vanboeijen heeft een éénhoofdige RvB; deze functie werd tot 1 oktober 2020 ingevuld door mevrouw drs. J.M. (Annette) Imhof. Sinds 1 april 2016 was zij de voorzitter van de RvB. Per 1 oktober 2020 heeft mevrouw Imhof op eigen initiatief afscheid genomen als voorzitter van de RvB van Vanboeijen. De RvT en Vanboeijen zijn haar erg dankbaar voor alles wat zij in de afgelopen jaren voor Vanboeijen heeft betekend. Na haar komst in 2016 heeft zij Vanboeijen uit de crisissituatie gehaald. Dat heeft ze gedaan door krachtig inhoudelijk beleid te ontwikkelen en een meer robuuste organisatie neer te zetten. Met haar verbindende stijl van besturen heeft zij Vanboeijen opnieuw op de kaart gezet. Na een zeer intensieve periode van herstel sinds april 2016 is nu de fase aangebroken voor een nieuwe RvB om wat bereikt is verder uit te bouwen en te bestendigen. 

Per 1 oktober 2020 is RvB van Vanboeijen anders ingevuld. De heer J. (Johan) Dusseljee is door de RvT aangesteld als waarnemend bestuurder van Vanboeijen. Hij zal deze functie vervullen tot 1 februari 2021. De RvT maakt de waarnemend bestuurder een groot compliment over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de aansturing van de organisatie deze periode. Hij heeft dat gedaan door continu in verbinding te gaan, iedereen te betrekken en heeft daarmee mooie resultaten geboekt.

De RvB doet dat in een hele goede samenwerking met de directieleden, de leden van het beleidsoverleg, het management van Vanboeijen, de centrale bewonersraad, de centrale verwantenraad, en de medezeggenschapsraad. In dit bijzondere jaar door de corona was de samenwerking intensiever dan anders. En de RvB bedankt iedereen die daar aan bijgedragen heeft. De RvB legt intern verantwoording af aan de RvT over het gevoerde beleid.

De nevenfuncties van de RvB in 2020 met goedkeuring van de RvT zijn:

Mevrouw drs. J.M. (Annette) Imhof:

• Toezichthouder bij de Hanzehogeschool Groningen 
• Toezichthouder bij Meander Prokino

De heer J. (Johan) Dusseljee:

• Toezichthouder bij ZINN
• Toezichthouder bij VCPO Noord-Groningen

Per 1 februari 2021 heeft Vanboeijen een tweehoofdige RvB die bestaat uit de heer Y. (Yonas) Tewelde; voorzitter van de RvB en de heer J. (Johan) Dusseljee; lid RvB.

De RvB houdt zich aan de statuten en reglementen van Vanboeijen, de Governancecode Zorg 2017 en de Gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.

De RvT is als werkgever van de RvB verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de bestuurder. Inclusief alle WNT-componenten is deze in lijn met de Wet Normering Topinkomens en de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Deze is gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) die voor Vanboeijen geldt en is vastgesteld. De bezoldiging wordt vermeld in de jaarrekening 2020.

Mevrouw drs. J.M. (Annette) Imhof heeft op 11 mei 2020 met de remuneratiecommissie van de RvT een jaargesprek gevoerd, waarin de wijze waarop de zij invulling gaf aan de besturing van de organisatie is besproken. 

Op 17 november 2020 heeft de remuneratie commissie van de RvT met de heer J. (Johan) Dusseljee een gesprek gevoerd over zijn functioneren als waarnemend bestuurder. Eind januari 2021 zal er een eindevaluatie gesprek plaatsvinden over de waarnemingsperiode.

Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de RvB en de RvT. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. De declaraties van de RvB zijn in 2020 gecontroleerd en getekend voor akkoord door de voorzitter van de RvT.

De RvT is verantwoordelijk voor goed toezicht, werkgeverschap en is adviseur voor de RvB, waarbij de RvB ook adviseur is van de RvT. De RvT legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het maatschappelijk jaarverslag, inclusief de jaarrekening.

De RvT bestaat in 2020 uit zes leden. In 2020 hebben er geen wisselingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvT. Wel is 27 november 2020 de RvT uitgebreid met een stagiaire.

De leden van de RvT zijn allen lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Ze verdiepen zich in de ontwikkelingen op het gebied van de zorg om zo hun toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Alle activiteiten die in het kader van deskundigheidsbevordering zijn ondernomen door de leden van de RvT in 2020 worden aan de NVTZ vermeld en gepubliceerd op de NVTZ website.

In 2020 zijn er geen nieuwe toezichthouders geworven. Wel is er door de RvT een stagiaire aangesteld per 27 november 2020 voor een periode van 8 tot 12 maanden. Voorafgaand aan de aanstelling heeft de remuneratiecommissie met de kandidaat een gesprek gevoerd.
De stagiaire, B.N. (Bob) Goeree, volgt de opleiding Oriëntatiesessies aankomende toezichthouder voor meer diversiteit binnen raden van toezicht, dat is een opleiding van de NVTZ. Een leer-/ervaringsplek maakt daar onderdeel vanuit.

In 2020 is er wel een nieuwe RvB geworven door de RvT. 

Het werving- en selectieproces
De RvT heeft de RvB, BO leden, CBR, CVR, MZR, het management en de organisatie steeds via verschillende kanalen over alle stappen in het proces geïnformeerd. De RvT heeft, nadat mevrouw drs. J.M. (Annette) Imhof haar vertrek als voorzitter raad van bestuur bekend had gemaakt, als eerste informatie opgehaald uit de organisatie om goed te kunnen bepalen hoe haar opvolging eruit zou moeten zien. De RvT heeft daarvoor in de maand juni van 2020 individuele gesprekken gevoerd met alle leden van het BO. De RvT heeft hierover drie aparte gesprekken gevoerd met een afvaardiging van de CBR, met een afvaardiging van de CVR en met een afvaardiging van de MZR. 

De RvT heeft de heer J. (Johan) Dusseljee, op dat moment de directeur bedrijfsvoering en tevens vaste vervanger van de RvB bij kortdurende afwezigheid, gevraagd om (interim) waarnemend bestuurder te worden vanaf 1 oktober 2020. Waardoor het niet nodig was een interim bestuurder van buiten aan te trekken en zo zorg te dragen voor continuïteit op bestuurlijk niveau binnen Vanboeijen. De maand september heeft hij de RvB tevens waargenomen in het kader van vakantievervanging.

De RvT heeft mede op basis van de opgehaalde informatie vastgesteld dat er een aantal grote dossiers zijn die aandacht vragen van de nieuwe raad van bestuur; de zorgexploitatie, kwaliteit van zorg, HR vraagstukken en het vastgoedbeleid naast het verder 'omarmen' van de Vanboeijen Manier door alle medewerkers. 

De RvT heeft daarom op 17 juni het voorgenomen besluit genomen om de raad van bestuur qua samenstelling te wijzigen van een eenhoofdige naar een tweehoofdige RvB. Dit voorgenomen besluit is conform wet en regelgeving ter advies voorgelegd aan de MZR en na een positief advies van de MZR is op 10 augustus 2020 het voorgenomen besluit door de RvT omgezet naar een definitief besluit.

De RvT heeft een profielschets opgesteld voor de tweehoofdige raad van bestuur en de CBR, CVR en MZR hebben daarover hun advies uitgebracht voordat de profielschets is vastgesteld. De collegiale tweehoofdige RvB zal bestaan uit één zetel met de nadruk op bedrijfsvoering en één zetel met de nadruk op zorg- en organisatieontwikkeling. De laatstgenoemde zal tevens de rol van voorzitter RvB vervullen. De bestuurders zijn gezamenlijk eindverantwoordelijk voor de maatschappelijke opdracht die Vanboeijen heeft. Dit houdt een integrale verantwoordelijkheid in voor een organisatie die op een gezonde financiële basis uitstekende dienstverlening biedt aan haar bewoners en cliënten.

De RvT heeft een werving- en selectiebureau geselecteerd voor de werving van de nieuwe RvB. De werving is eind augustus van start gegaan. De vacature voor de voorzitter RvB is alléén extern uitgezet en de vacature voor het lid RvB is alléén intern uitgezet. Eerst is de interne procedure voor het lid RvB afgerond en daarna de externe procedure voor de voorzitter RvB. De RvT heeft voor de procedure twee commissies gevormd; een selectiecommissie waarin vier van de RvT leden zitting hebben en een adviescommissie die bestaat uit de twee andere RvT leden en een brede afvaardiging vanuit de organisatie. De waarnemend bestuurder, op dat moment reeds benoemd als toekomstig lid RvB, heeft een adviserende rol gehad in de de procedure van de voorzitter RvB. De CBR, CVR en MZR hebben alle drie voor beide kandidaten unaniem een positief advies uitgebracht aan de RvT over de door de RvT geselecteerde kandidaat. 

De RvT heeft op 30 september 2020 besloten om de heer J. (Johan) Dusseljee, te benoemen als lid RvB met de zetel bedrijfsvoering. Waarbij is afgesproken dat deze benoeming geëffectueerd wordt als de voorzitter RvB ook wordt benoemd. De RvT heeft op 31 oktober 2020 de heer Y. (Yonas) Tewelde benoemd als nieuwe voorzitter RvB van Vanboeijen per 1 februari 2021. Zij zullen samen vanaf 1 februari 2021 de tweehoofdige RvB van Vanboeijen vormen, waarmee in 2021 de organisatiestructuur zal wijzigen. 

De RvT heeft in 2020 vijf keer vergaderd met de RvB, alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten en reglementen van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. Ook is er verschillende malen over organisatiebrede thema’s gesproken en dit jaar vaak over de stand van zaken corona. Daarnaast is er regelmatig overleg geweest tussen de RvB en de voorzitter van de RvT. 

De RvT is in 2020 negen extra keer zonder aanwezigheid van de RvB bijeengekomen, dit in verband met het vertrek van de zittende RvB en de werving van de nieuwe RvB. De RvT heeft het afgelopen jaar geen formele vergadering bijgewoond van de CBR, door de coronamaatregelen is dat op verzoek van de CBR uitgesteld naar 2021. Op 24 september heeft een afvaardiging van de RvT een deel van de formele CVR vergadering met de waarnemend bestuurder bijgewoond en op de achterbanbijeenkomsten van de CVR op 24 oktober via Zoom waren er 2 RvT leden aanwezig. De RvT zou in 2020 in november de formele vergadering met de RvB van de MZR bijwonen. Door de coronamaatregelen en de nieuwe samenstelling van de MZR na de verkiezingen in oktober 2020 is dat op verzoek van de MZR verplaatst naar februari 2021.

De RvB heeft de RvT zowel tussendoor als tijdens de vergaderingen geïnformeerd over alle voor de RvT belangrijke zaken opdat de RvT zijn toezichthoudende rol goed zou kunnen vervullen. Bij mogelijke risico’s zijn de toezichthouders meteen door de RvB geïnformeerd.
Op 29 september hebben twee senior inspecteurs van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) gesproken met de RvB/directie en een afvaardiging van de CBR, CVR, MZR en RvT. De gesprekken stonden in het teken van bestuurlijke keuzes. In januari 2021 hebben we het definitieve bestuursverslag van deze gesprekken van IGJ ontvangen. De IGJ heeft vastgesteld dat er de afgelopen jaren veel inspanningen zijn gepleegd om Vanboeijen uit de crisis te halen en dat er fundamenten zijn gelegd voor goede zorgverlening. 

De RvT ontvangt ieder kwartaal een kwartaalrapportage en de RvB informeert de RvT schriftelijk over alle voor hen belangrijke zaken. De RvT ontvangt conform de statuten, reglementen en het informatieprotocol, alle voor hen relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen. In 2020 is de RvT vanaf half maart vrijwel wekelijks geïnformeerd door de RvB over de stand van zaken rondom corona bij Vanboeijen. De werkbezoeken en miniatuurbezoeken aan de locaties vormen daarnaast ook een bron van informatie voor de RvT.

De RvT werkt met drie commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid. 

• De remuneratiecommissie is in 2020 drie keer formeel bijeen gekomen. Daarnaast waren er een aantal extra remuneratiegesprekken in verband met het vertrek van de zittende RvB en de werving en selectie van de waarnemend bestuurder en de nieuwe RvB.
• De auditcommissie is in 2020 vijf keer bijeen gekomen.
• De commissie kwaliteit en veiligheid is in 2020 vier keer bijeen gekomen.

De toezichthouders vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.

Eenmaal per jaar evalueert de RvT zijn eigen functioneren. In 2020 heeft deze zelfevaluatie plaatsgevonden op 4 november zonder externe begeleiding.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:

• De jaarrekening en het jaardocument 2019.
• De opstalakte zonnepanelen.
• Het strategisch vastgoedplan.
• De begroting 2021, de meerjarenbegroting 2021 – 2029 en de daarbij horende financieringsaanvraag.

De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:

• De klasse indeling voor 2020.
• De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2021.

De RvT heeft de RvB diverse malen geadviseerd, specifiek over de vaccinatiestrategie en het coronabeleid in verhouding tot de ontwikkelingen in de organisatie. De RvT heeft haar beschouwing gegeven op het Kwaliteitsrapport 2019 en deze beschouwing is vervolgens als bijlage in het Kwaliteitsrapport opgenomen.

In 2020 heeft de RvT vanwege de coronamaatregelen geen werkbezoeken gebracht aan Vanboeijen. De leden van de commissie kwaliteit en veiligheid hebben wel twee miniatuurbezoeken gebracht op twee verschillende locaties binnen Vanboeijen zonder aanwezigheid van de RvB. De eerste miniatuur vond plaats in februari op de locatie zelf. De andere miniatuur heeft in verband met de coronamaatregelen in december digitaal plaatsgevonden.

Ouders en verwanten zijn onmisbaar in de ondersteuning en begeleiding van bewoners en cliënten die bij Vanboeijen wonen, werken en/of dagbesteding hebben. Zij kennen hun verwant tenslotte als geen ander. We vinden het daarom belangrijk dat ouders en verwanten meedenken, meepraten en meebeslissen. Deze gesprekken worden op  drie niveaus gevoerd. In de eerste plaats per individuele bewoner of cliënt, ouder of verwant en begeleider, op locatie (Met elkaar op Locatie) en ten slotte op centraal niveau door ouders en verwanten in de centrale verwantenraad (CVR). Dit alles om bij te dragen aan waar het allemaal om te doen is: een Goed Leven - Mooi Werk - Met elkaar!

Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur van acht mensen gekozen. De samenstelling van het bestuur was eind 2020 als volgt:

• Bonne van der Kooi (voorzitter)
• Gea Hoekstra
• Willem van Marlen
• Frank Stehmann
• Elly van der Meer
• Dick Gijzen
• Suzanne Smit
• Albert Kraaijinga

De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan. 

2020 was door corona een bijzonder jaar, ook voor de CVR. Vanaf halverwege maart waren ontmoetingen en contact houden fysiek niet meer mogelijk, op een paar uitzonderingen na in de maand september. Overleggen en ontmoetingen vonden plaats via diverse digitale kanalen zoals mail, WhatsApp, beeldbellen, Teams of Zoom. Zeker niet ideaal voor iedereen. Maar omdat contact met elkaar juist in deze coronatijd heel belangrijk was, was het een goede manier om elkaar via de digitale wegen te zien en spreken. 

Om zoveel mogelijk ouders en verwanten te bereiken stuurde het CVR-bestuur drie nieuwsbrieven per post en mail naar de achterban. Op deze manier kon de CVR de achterban van verschillende belangrijke zaken op de hoogte brengen. 
Een ander middel om contact te houden en informatie te delen is via de groep CVR op Samen Vanboeijen. Op deze plek kunnen ook mooie en creatieve initiatieven gedeeld worden die ontstaan op locatie, van teams, bewoners en cliënten én ouders en verwanten (in de driehoek). 

De CVR heeft in 2020 naast de eigen vergaderingen ook de najaarsbijeenkomst met de achterban online gehouden (de voorjaarsbijeenkomst is komen te vervallen in 2020). In oktober konden ouders en verwanten met het CVR-bestuur online op de koffie. Ook werd de overlegtafel over werken in de driehoek digitaal weer opgestart. 

Het bestuur van de CVR heeft in 2020 zes keer vergaderd met de bestuurder of waarnemend bestuurder. Hierbij was ook de bestuurssecretaris aanwezig. En afhankelijk van het onderwerp ook de directie of andere medewerkers van Vanboeijen. Op één vergadering was een delegatie van de RvT aanwezig.

Voorafgaand aan alle formele vergaderingen met de bestuurder heeft het CVR-bestuur een eigen overleg. In die overleggen behandelt de CVR de onderwerpen die door de organisatie worden ingebracht. Ook worden dan onderwerpen besproken die de CVR, zowel bestuur als achterban, belangrijk vinden en waar de CVR een standpunt over wil bepalen voordat hierover met de bestuurder in gesprek wordt gegaan. Het interne CVR-overleg wordt ook gebruikt om de speerpunten voor het komende jaar te bepalen en de eigen werkwijze te evalueren. 

Een delegatie van de CVR sloot aan bij bijeenkomsten en gesprekken over o.a. personeelsbeleid, strategisch vastgoedbeleid, nieuwe Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ), strategisch beleid algemeen en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Daarnaast waren CVR-leden actief in de financiële commissie (gezamenlijke commissie met de MZR), of werden zij betrokken bij onderwerpen passend bij hun aandachtsgebied. Ook bij de (digitale) introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers waren CVR-leden betrokken.

De contacten met de CBR verliepen dit jaar grotendeels telefonisch of per mail via de coach van de CBR. 
Met de bestuurder, directie en afgevaardigden van CVR, CBR en de MZR was er dit jaar 1 keer een strategisch overleg met als onderwerp werken in de driehoek in tijden van corona. 

Werken in de driehoek was ook in 2020 het speerpunt van de CVR. Want het werken in de driehoek is de basisvoorwaarde voor kwalitatief goede zorg, voor Goed leven - Mooi werk - Met elkaar. De CVR ziet het werken in de driehoek als het fundament van de Vanboeijen Manier en Met elkaar op locatie. 

Het plan was om dit jaar een aantal overlegtafels te organiseren rond dit thema. Om met elkaar ervaringen en ideeën uit te wisselen. Met als doel van elkaar te leren en elkaar te helpen met werken in de driehoek; in de eigen driehoek en op de eigen locatie. Door de coronamaatregelen heeft er in 2020 1 overlegtafel plaatsgevonden. In 2021 wordt hier verder vervolg aan gegeven, zodat er met elkaar de noodzakelijke stappen vooruit gezet worden in het werken in de driehoek. Het verbeteren en verbreden van het werken in de driehoek, zowel individueel als per locatie, is en blijft naar onze opvatting een absolute voorwaarde om onze doelstellingen te kunnen halen.

Ouders en verwanten zijn in het vierde kwartaal gevraagd om ervaringen, ideeën, suggesties en verbetervoorstellen over het werken in de driehoek te doen. Het CVR-bestuur heeft hiervoor een enquête opgesteld en verspreid. De resultaten van de enquête zijn bekend en worden begin 2021 besproken. 

In 2020 is ook een start gemaakt met het vormgeven van een Commissie Zorg. De CVR wil in haar activiteiten en werk meer de focus leggen op de zorginhoudelijke onderwerpen en daar meer de verdieping in zoeken. Dit aan de hand van onderwerpen vanuit de CVR en de achterban, aangedragen problematiek en goede voorbeelden of successen en/of informatie vanuit de kwartaalrapportages. 

De CVR ontving in 2020 adviesaanvragen over de WZD, het privacy statement het privacyreglement, jaarrekening 2019, opheffen stichting beheer bewonersgelden, profielschetsen RvB, benoeming bestuurders, strategisch vastgoedplan, begroting 2021 en de locatie Ellentshoek. Deze laatste adviesaanvraag wordt in 2021 behandeld. De overige adviesaanvragen werden allen van een positief advies voorzien, vaak met aanvullende vragen en/of kanttekeningen. Speciale aandacht in dit verslag voor de positieve adviezen over de benoemingen van de nieuwe RvB. De CVR ziet er naar uit om met de nieuwe RvB samen verder te werken aan krachtige teams, voor een Goed leven en Mooi werk. 

De CVR stuurde de bestuurder een ongevraagd advies over het onderwerp werk en dagbesteding. In dit advies heeft de CVR o.a. gepleit voor meer maatwerk in oplossingen, voor zorg op maat. Door met elkaar op locatie en in overleg in de driehoek te kijken wat kan en wat verantwoord is. Over dit onderwerp werd veelvuldig gesproken met de (waarnemend) bestuurder. Ook besprak de CVR de resultaten van het door Vilans uitgevoerde onderzoek over dagbesteding in coronatijd. Gesprekken over verbeteringen worden in 2021 gevoerd. 

Een positief antwoord gaf de CVR op het  instemmingsverzoek over de wijze waarop Vanboeijen vanaf 1 augustus 2020 tot 1 januari 2021 op alternatieve wijze invulling geeft aan de dagbesteding van, naar schatting, 80% van de Wlz-verblijfscliënten. 

We begonnen dit verslag met de woorden dat 2020 door corona een bijzonder jaar was. Een jaar waarin bijna niks kon en veel niet mocht. Waarin we ons zorgen maakten over de gezondheid van bewoners en cliënten, de medewerkers en ouders en verwanten. We willen, ook op deze plaats, nogmaals onze grote waardering en respect uitspreken voor alle medewerkers die ondanks alle moeilijkheden, beperkingen en risico’s elke dag weer klaar stonden voor onze zoon, dochter, broer, zus of andere verwanten. Dank daarvoor!

We willen dat 2021 een jaar wordt van hoop, waarin we weer kunnen verlangen. Waarin we weer kunnen werken aan een Goed leven. En mooi en veilig werk voor de medewerkers bij Vanboeijen. Een jaar waarin we samen weer noodzakelijke stappen vooruit kunnen zetten, als bewoners en cliënten, medewerkers, ouders en verwanten. 

De MZR wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie en bewoners en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat. 

De coronacrisis die in maart uitbrak, heeft gevolgen gehad voor de wijze waarop de overleggen plaatsvonden. Vrijwel alle overleggen vonden vanaf die tijd digitaal plaats. In 2020 heeft de MZR zeven maal formeel overlegd met de bestuurder of de waarnemend bestuurd en de manager HR. Stand van zaken verzuim, stand van zaken organisatieontwikkelingen en stand van zaken financiën waren vaste agendapunten.

Zowel in het voorjaar als in het najaar waren strategische conferenties gepland waarin de bestuurder of de waarnemend bestuurder, directieleden, delegaties van de centrale verwantenraad, centrale bewonersraad en medezeggenschapsraad bijeen zouden komen. Vanwege het coronavirus werd de voorjaarsbijeenkomst geannuleerd. Tijdens de najaar bijeenkomst werd de stand van zaken met betrekking tot vraagstukken omtrent corona besproken, elk vanuit eigen rol en verantwoordelijkheid. Hoe kunnen we ook in tijden van corona werken vanuit de Vanboeijen Manier? Hoe zorgen we ervoor dat het werken in de driehoek, de basis van de Vanboeijen Manier, op een goede manier doorloopt? Wat is er wel mogelijk en welke ideeën hebben we daarover vanuit de verschillende posities in de driehoek? 

Daarnaast overlegde een delegatie van de MZR een keer per kwartaal met de afdeling HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Een andere delegatie van de raad sprak eenmaal per kwartaal met de directeur bedrijfsvoering over financieel gerelateerde onderwerpen. De commissie hr en kwaliteit sprak eenmaal per twee maanden met de directeur zorg over de ontwikkelingen in de zorg en de betekenis daarvan voor medewerkers. 

Vanwege de coronacrisis en de verkiezingen van de MZR vond in 2020 geen regulier formeel overleg plaats tussen MZR en de RvT. Wel was er afstemming met de RvT over de bestuurswisseling. Voor begin 2021 staat een overleg gepland. 

Een vertegenwoordiging van de raad was als toehoorder aanwezig bij gesprekken tussen de bedrijfsledengroep van de FNV en de waarnemend bestuurder. Doel van het gesprek was te komen tot eenduidig beeld over rol en positie van de medezeggenschapsraad en de bedrijfsledengroep. Tevens heeft een delegatie van de medezeggenschapsraad een afstemmingsgesprek gehad met de vakbondsconsulent van de FNV.

Het grootste deel van de teams heeft een aandachtsfunctionaris MZR. Deze persoon vormt in de communicatie de verbinding tussen de MZR en het team. Op de intranetpagina plaatst de MZR regelmatig polls. Hiermee wil de MZR een globale indruk ophalen van wat er over een bepaald onderwerp leeft op de werkvloer. 

Dit jaar vonden, vanwege de coronacrisis geen klankbordbijeenkomsten plaats. Wel heeft de MZR medio 2020 een enquête onder de teams gehouden over hoe de coronacrisis tot dan toe van invloed is geweest op de werkzaamheden en hoe medewerkers de crisis tot dan toe hebben ervaren. De uitkomsten van de enquête hebben geleid tot een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen heeft de MZR besproken met de waarnemend bestuurder. De waarnemend bestuurder heeft de MZR bedankt voor het houden van de enquête en de adviezen omdat daarin goede dingen in naar voren zijn gekomen die aandacht verdienen. 

Met de afdeling informatievoorzienig is al in 2019 regelmatig overleg geweest over de mogelijkheden voor het houden van anonieme enquêtes onder de medewerkers. Voor de MZR is het belangrijk dat de medewerkers verzekerd kan worden dat hun antwoorden geanonimiseerd zijn. Begin 2020 leek er een oplossing in zicht te zijn, maar vanwege de coronacrisis, de (uitgestelde) verkiezingen van de MZR en de aanstaande ontwikkelingen op ICT gebied, is deze enquêtemogelijkheid nog niet van de grond gekomen.

Op 18 mei 2017 werden de raadsleden voor een periode van drie jaren gekozen. Nieuwe verkiezingen stonden gepland voor 23 april 2020. Op de sluitingsdag van de kandidaatstelling waren er 21 kandidaten voor 13 zetels. Echter, ook op die datum werden we allemaal verrast door de coronacrisis en de lockdown. De MZR heeft in afstemming met de bestuurder, de achterban en de vakbonden besloten de verkiezingen met een half jaar op te schorten. In deze uitstelperiode trokken vijf kandidaten zich vanwege diverse redenen terug als kandidaat. Uiteindelijk vonden de verkiezingen plaatst op 22 oktober 2020. 

De MZR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

De raad wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris, Marry Wolf.

De MZR heeft in 2020 de volgende adviesaanvragen en instemmingsverzoeken behandeld: 

Adviesaanvragen                

• Wijziging samenstelling raad van bestuur (adviesaanvraag van de raad van toezicht).
• Strategisch vastgoedplan.
• Profielschetsen raad van bestuur (adviesaanvraag raad van toezicht).
• Locatie Ellentshoek.

De MZR heeft, na uitvoerig overleg, op alle adviesaanvragen positief geadviseerd. De adviesaanvraag locatie Ellentshoek wordt in 2021 afgerond.

Instemmingsverzoeken

• Privacy documenten (Privacy statement, Privacyreglement en Gedragscode medewerkers). 
• Roostermethode.

De MZR heeft na uitvoerig overleg met de instemmingsverzoeken ingestemd. 

• Transitievergoeding in proeftijd.

De MZR vroeg of Vanboeijen hiermee geen arbeidsrechtelijk risico loopt en mogelijkheid van risico van imagoschade wanneer dit door een vertrekkende medewerkers publicitair wordt gemaakt. Omdat de wet heel pril was moesten de eerste ervaringen hiermee nog opgedaan worden. De bestuurder heeft vervolgens besloten het instemmingsverzoek in te trekken.